Postępowanie z materiałami niejawnymi

• opracowanie:
  • instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” oraz „Poufne”,
  • regulaminu Kancelarii Tajnej Międzynarodowej,
  • planu Organizacyjnego Kancelarii Tajnej Międzynarodowej,
  • regulaminu Czytelni Kancelarii Tajnej Międzynarodowej,
• stan zabezpieczenia oraz wyposażenie pomieszczeń kancelaryjnych,
• fizyczne oddzielenie materiałów o różnych klauzulach tajności oraz przestrzeganie zasady przechowywania dokumentów uzyskanych w ramach realizacji porozumień międzynarodowych odrębnie dla każdego państwa i organizacji międzynarodowej,
• przygotowanie specjalistyczne kierownika, jego zastępcy oraz pracowników kancelarii tajnej, organizację pracy kancelarii, zakresy działania osób funkcyjnych, przestrzeganie zasad ewidencjonowania dokumentów, wydawania, rozliczania i obiegu dokumentów niejawnych, a także adresowania, zabezpieczania i ekspedycji przesyłek,
• prowadzenie wykazu osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych oraz jego bieżąca aktualizacja,
• przestrzeganie zasad kompletowania i brakowania akt oraz niszczenia dokumentów niejawnych,
• dokonywanie zmian klauzul tajności na materiałach niejawnych oraz w urządzeniach ewidencyjnych,
• wdrażanie systemu ewidencji materiałów niejawnych.

Postępowanie z materiałami niejawnymi w innych komórkach organizacyjnych jednostki przechowujących oraz prowadzących ewidencję materiałów niejawnych

Postępowanie wykonawców z informacjami niejawnymi, klasyfikowanie materiałów niejawnych, w tym sposób ich wytwarzania, przetwarzania, ewidencji, oznaczania i niszczenia, które obejmuje:

• zabezpieczenie i wyposażenie pomieszczeń, w których są przechowywane materiały niejawne,
• przeszkolenie specjalistyczne personelu z zasad prowadzenie ewidencji materiałów niejawnych,
• prowadzenie oraz bieżąca aktualizacja wykazu osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych,
• przestrzeganie zasad przechowywania, udostępniania i niszczenia materiałów niejawnych,
• przestrzeganie przepisów w zakresie przechowywania i przekazywania informacji niejawnych,
• terminowość rozliczania się wykonawców z wytworzonych materiałów niejawnych;
• przestrzeganie zasad klasyfikowania informacji niejawnych oraz oznaczania dokumentów, w tym klauzulami tajności,
• zasady wytwarzania, kopiowania, przesyłania i przechowywania materiałów niejawnych,
• sposoby ewidencjonowania materiałów niejawnych i nadzoru nad ich obiegiem w jednostce organizacyjnej,
• niszczenie materiałów niejawnych,
• aktualizację klauzul tajności na materiałach niejawnych oraz w urządzeniach ewidencyjnych.